A pergunta real não é se as folhas de cálculo são más. É se o fluxo atual ainda consegue manter-se honesto quando entram mais pessoas, mais faturas e mais exceções.
Mantenha a folha enquanto o fluxo for simples.
Mude quando permissões, frescura e rastreabilidade passam a importar todas as semanas.
Use importações e revisão em vez de reconstruir tudo do zero.
Exemplo
Exemplo: um dono atualiza a folha de custos todos os domingos. Até quinta já entraram três faturas e dois ajustes de receita — e a equipa ainda cozinha de um PDF impresso sem versão.
Checklist
Liste quem pode editar custos hoje e quem só precisa de receitas.
Veja quantos dias os preços de fornecedor ficam velhos na folha.
Importe a confusão que já tem em vez de reconstruir à mão.
Passe revisão e aprovação para uma fila quando as exceções crescerem.